Penjelasan Siklus Akuntansi Perusahaan Dagang (Tahap Pencatatan)

Penjelasan Siklus Akuntansi Perusahaan Dagang (Tahap Pencatatan)

Penjelasan Siklus Akuntansi Perusahaan Dagang (Tahap Pencatatan) - Beberapa hal yang berkaitan dengan catatan-catatan akuntansi dan prosedur-prosedur untuk perusahaan dagang tidak jauh berbeda dengan perusahaan jasa. Siklus akuntansi perusahaan dagang juga terdiri atas kegiatan-kegiatan sebagai berikut:

1. Tahap Pencatatan

·         Pembuatan atau penerimaan bukti transaksi

·         Pencatatan dalam jurnal

·         Pemindahbukuan ke buku besar

2. Tahap Pengikhtisaran

·         Pembuatan neraca saldo

·         Pembuatan jurnal penyesuaian

·         Pembuatan neraca lajur

3. Tahap Pelaporan

·         Penghitungan harga pokok penjualan

·         Pembuatan laporan keuangan

·         Pembuatan jurnal pembalik

·         Pembuatan jurnal penutup

·         Pembuatan neraca saldo setelah penutup.

Untuk saat ini akan dijelaskan Tahap Pencatatan

a. Bukti Transaksi

Setiap transaksi yang terjadi dalam perusahaan harus ada buktinya. Dalam melakukan transaksi jual beli, sebuah perusahaan dagang akan membuat atau memperoleh bukti transaksi. Berikut ini beberapa bentuk bukti-bukti transaksi pada perusahaan dagang.

1) Faktur

Bagi penjual, faktur akan menjadi bukti penjualan yang disebut faktur penjualan. Sedangkan bagi pembeli, faktur menjadi bukti pembelian (faktur pembelian). Jumlah yang dicatat oleh pembeli maupun penjual adalah jumlah akhir faktur.

2) Nota Kredit

Kadang-kadang barang yang diperjualbelikan harus dikembalikan dengan alasan karena rusak, tidak sesuai dengan yang dipesan, dan lain-lain. Oleh karena itu penjual akan membuat suatu bukti transaksi yang merupakan kebalikan dari faktur penjualan, yaitu nota kredit. Bagi penjual, nota kredit akan menjadi bukti penerimaan kembali (retur penjualan). Sedangkan bagi pembeli, nota kredit akan menjadi bukti penerimaan kembali (retur pembelian).

3) Kuitansi

Setiap pengeluaran oleh perusahaan perlu dibuatkan kuitansi yang ditandatangani oleh si penerima pembayaran. Bagian perusahaan, kuitansi ini akan menjadi bukti pembayaran (pengeluaran uang). Sedangkan bagi penerima, kuitansi ini akan menjadi bukti penerimaan uang.

b. Pencatatan Transaksi dalam Jurnal Umum

Secara umum akuntansi perusahaan dagang tidak jauh berbeda dengan akuntansi perusahaan jasa. Perbedaannya terletak pada kegiatan (proses akuntansi) yang dilakukan kedua perusahaan tersebut. Perlu diketahui bahwa dalam perusahaan dagang terdapat akun barang dagang dan akun-akun lain yang berhubungan dengan barang dagang. Hal ini yang membedakan dengan perusahaan jasa. Untuk menunjukkan bahwa tidak ada perbedaan yang bersifat prinsip antara proses pencatatan (jurnal) transaksi pada perusahaan jasa dengan perusahaan dagang.

Akun retur pembelian dibuat untuk mencatat pengembalian barang yang dibeli dari pemasok atau suplier. Akun retur penjualan dibuat untuk mencatat pengembalian barang yang dijual kepada langganan atau nilai barang yang dikembalikan oleh langganan kepada perusahaan.

c. Jurnal Khusus

1) Pengertian Jurnal Khusus

Setiap terjadi transaksi maka harus dicatat dalam jurnal umum dan diposting ke buku besar. Hal tersebut akan mudah dilakukan bila transaksi yang terjadi jumlahnya sedikit. Namun apabila jumlah transaksinya banyak, penggunaan jurnal umum menjadi tidak efisien. Untuk mengatasi hal tersebut maka digunakan jurnal khusus (buku harian khusus). Penggunaan jurnal khusus dapat menghemat waktu, tenaga, dan biaya. Berikut ini beberapa manfaat jurnal khusus.

a) Memudahkan pemindahbukuan ke buku besar

Pada jurnal khusus disediakan kolom-kolom khusus untuk beberapa jenis transaksi tertentu. Dengan cara ini penulisan nama akun pada waktu membuat ayat jurnal tidak perlu dilakukan tiap transaksi. Posting transaksi dari jurnal ke buku besar dilakukan sekaligus untuk transaksi-transaksi yang terjadi selama satu periode.

b) Memungkinkan pembagian pekerjaan

Setiap jurnal khusus dapat digunakan untuk mencatat satu jenis transaksi saja, sehingga memungkinkan pembagian tugas pencatatan kepada beberapa orang.

Dari uraian tersebut kita dapat mengetahui bahwa jurnal umum mempunyai perbedaan dengan jurnal khusus. Perbedaan antara jurnal umum dengan jurnal khusus dapat dilihat pada tabel berikut ini.

Jurnal Umum

Jurnal Khusus

1.     Bentuk jurnal umum terdiri atas tanggal, akun, keterangan, referensi (ref), dan jumlah yang terdiri atas debit dan kredit. 2.    Semua transaksi hanya dicatat pada satu jurnal. 3.    Posting atau pemindahbukuan dari jurnal ke akun buku besar dilakukan setiap terjadi transaksi. 4.    Biasanya digunakan untuk perusahaan dagang yang masih berskala kecil.

1.     Bentuk jurnal khusus disesuaikan dengan kolom-kolom yang diperlukan dalam mencatat transaksi sejenis. 2.    Transaksi yang terjadi dicatat sesuai dengan jenisnya dalam beberapa jurnal. 3.    Posting dari jurnal ke akun buku besar dilakukan secara berkala. Misalnya setiap satu minggu, dua minggu atau setiap akhir bulan. 4.    Biasanya digunakan pada perusahaan yang besar dimana transaksi sejenis sering terjadi sehingga memerlukan pencatatan khusus.

Jurnal khusus tidak hanya dibuat oleh perusahaan dagang saja. Jenis perusahaan-perusahaan yang lain dapat membuat jurnal khusus jika memang dibutuhkan karena seringnya suatu transaksi terjadi dalam perusahaan.

2) Macam-Macam Jurnal Khusus

Jurnal khusus yang dibuat oleh perusahaan dagang disesuaikan dengan kebutuhan. Jika suatu transaksi terjadi berulang-ulang dan sama, maka dikelompokan pada satu jurnal khusus. Sesuai dengan kegiatan perusahaan dagang maka jurnal khusus yang sering digunakan adalah jurnal pembelian, jurnal pengeluaran kas, jurnal penjualan, dan jurnal penerimaan kas. Apabila terdapat transaksi yang tidak dapat dicatat dalam keempat jurnal khusus tersebut maka pencatatannya dilakukan pada jurnal umum.

a) Jurnal pembelian

Jurnal pembelian adalah jurnal untuk mencatat pembelian barang dagangan dan harta lainnya secara kredit. Sedangkan pembelian barang dagangan dan harta lainnya secara tunai dicatat dalam jurnal pengeluaran kas.

Transaksi pembelian yang dilakukan bermacam-macam jenisnya maka jurnal pembelian dibuat dengan memerhatikan transaksi yang sering terjadi. Transaksi yang sering terjadi dibuat kolom khusus sedangkan untuk transaksi yang jarang terjadi digunakan kolom serba-serbi. Kolom serba-serbi digunakan untuk mencatat pembelian secara kredit barang-barang yang tidak disebutkan dalam kolom khusus yang disediakan. Nama kreditor dan akun yang harus didebit dicantumkan pada kolom keterangan.

b) Jurnal pengeluaran kas

Jurnal pengeluaran kas digunakan untuk mencatat pengeluaran uang, termasuk pembelian barang dagangan secara tunai dan pembayaran utang. Pada jurnal ini kolom utang dagang dan pembelian dibuatkan kolom khusus. Sedangkan untuk transaksi yang jarang terjadi dicatat pada kolom “Serba- Serbi”.

Untuk kolom kredit terdiri atas kolom kas dan potongan pembelian. Bila tidak ada potongan pembelian maka jumlah yang dicatat dalam kolom kas akan sama dengan debit pada kolom utang dagang. Namun bila terdapat potongan pembelian maka jumlah kredit pada kolom kas akan lebih kecil. Sedangkan jumlah potongan pembelian akan dicatat pada kolom potongan pembelian.

c) Jurnal penjualan

Penjualan barang dagangan oleh perusahaan dagang biasanya disebut penjualan. Penjualan barang dagangan secara tunai dicatat sebagai debit pada akun Kas dan kredit pada akun Penjualan. Biasanya dalam praktik, penjualan secara tunai dicatat dalam jurnal penerimaan kas. Sedangkan penjualan secara kredit dicatat dalam jurnal penjualan. Jadi jurnal penjualan adalah jurnal yang digunakan untuk mencatat penjualan barang dagangan yang dilakukan secara kredit. Penjualan barang dagangan secara kredit dicatat sebagai debit pada akun Piutang Dagang dan kredit pada akun Penjualan.

d) Jurnal penerimaan kas

Semua transaksi yang menambah jumlah uang kas dicatat dalam buku penerimaan kas (cash receipt journal). Uang kas dapat diterima dari berbagai sumber, misalnya setoran modal dari pemilik, pencairan kredit bank, penjualan tunai, penagihan piutang, dan penagihan wesel tagih serta bunganya.

Dalam perusahaan dagang, sumber penerimaan kas yang paling sering terjadi adalah penjualan tunai dan penagihan piutang dagang. Jurnal penerimaan kas dibuat untuk mencatat semua penerimaan uang.  Dengan demikian jurnal penerimaan kas dibuat kolom khusus. Banyaknya kolom dan judul akun ditentukan oleh sering tidaknya suatu transaksi terjadi.

e) Jurnal umum

Selain keempat jurnal khusus tersebut di atas, perusahaan harus tetap membuat jurnal umum untuk mencatat transaksi-transaksi yang tidak dapat dicatat dalam jurnal khusus yang tersedia, seperti retur pembelian dan retur penjualan.

d. Buku Besar Pembantu

Jurnal khusus dibuat untuk mencatat transaksi-transaksi tertentu, buku besar perusahaan juga dibuat untuk hal yang sama. Buku besar yang demikian itu disebut buku besar tambahan atau buku besar pembantu (subsidiary ledger). Buku besar pembantu digunakan untuk mencatat data lain disamping data yang terdapat dalam buku besar. Pada umumnya, buku pembantu merupakan bagian dari buku besar, yang merinci lebih lanjut data dalam salah satu akun.

Akun di buku besar yang mempunyai buku pembantu disebut akun induk atau akun pengendali (controlling account). Buku pembantu dicatat setiap hari dari bukti pembukuan dan dibuat secara individual. Pencatatan transaksi dalam buku pembantu bersamaan waktunya dengan pencatatan pada jurnal. Dengan demikian pencatatan pada buku pembantu bukan berdasarkan pada jurnal.

Pada umumnya dalam perusahaan dagang, buku pembantu yang digunakan adalah buku pembantu piutang atau disebut buku piutang (account receivable subsidiary ledger) dan buku pembantu utang yang disebut buku utang (account payable subsidiary ledger).

Fungsi buku piutang adalah mencatat rincian piutang perusahaan menurut nama langganan. Buku piutang merupakan rincian akun piutang dagang yang terdapat dalam buku besar. Dengan demikian akun piutang dagang merupakan akun induk bagi buku piutang. Adapun buku utang berisi rincian utang menurut nama kreditor. Akun pengendalinya adalah utang dagang.

Bentuk buku pembantu umumnya sama dengan buku besar. Buku pembantu dapat berbentuk ;

1)    Buku Pembantu Bentuk Skontro

2)   Buku Pembantu Bentuk Stafel

e. Posting dari Jurnal Khusus ke Buku Besar

Setelah transaksi dicatat dalam jurnal khusus, maka langkah selanjutnya yaitu memindahbukukan ke buku besar di setiap akhir bulan. Untuk melakukan posting atau pemindahbukuan dari jurnal khusus ke buku besar, perlu memerhatikan langkah-langkah berikut ini.

1) Menjumlahkan nilai transaksi pada jurnal khusus.

2) Menyiapkan akun-akun yang berhubungan dengan jurnal khusus.

3) Memindahkan angka-angka pada jurnal khusus ke akun yang bersangkutan. Jumlah kolom debit di jurnal khusus dipindahkan ke akun yang bersangkutan di sebelah debit. Sedangkan jumlah kolom kredit di jurnal khusus dipindahkan ke akun yang bersangkutan di sebelah kredit.

4) Berilah tanda posting dengan memberi nomor akun di bawah jurnal khusus. Untuk akun serba-serbi ditulis pada referensi kolom serba-serbi.

5) Pada kolom referensi tulis singkatan dari jurnal khusus dengan nomor halaman jurnal khusus. Untuk singkatan dapat digunakan sebagai berikut:

a)    JB = Jurnal Pembelian

b)   JJ = Jurnal Penjualan

c)    JK = Jurnal Pengeluaran Kas

d)   JM = Jurnal Penerimaan Kas