Penjelasan Siklus Akuntansi Perusahaan Dagang
(Tahap Pencatatan)
Penjelasan Siklus
Akuntansi Perusahaan Dagang (Tahap Pencatatan) - Beberapa hal yang berkaitan
dengan catatan-catatan akuntansi dan prosedur-prosedur untuk perusahaan dagang
tidak jauh berbeda dengan perusahaan jasa. Siklus akuntansi perusahaan dagang
juga terdiri atas kegiatan-kegiatan sebagai berikut:
1. Tahap Pencatatan
·
Pembuatan atau penerimaan bukti
transaksi
·
Pencatatan dalam jurnal
·
Pemindahbukuan ke buku besar
2. Tahap Pengikhtisaran
·
Pembuatan neraca saldo
·
Pembuatan jurnal penyesuaian
·
Pembuatan neraca lajur
3. Tahap Pelaporan
·
Penghitungan harga pokok penjualan
·
Pembuatan laporan keuangan
·
Pembuatan jurnal pembalik
·
Pembuatan jurnal penutup
·
Pembuatan neraca saldo setelah penutup.
Untuk saat ini akan dijelaskan Tahap Pencatatan
a. Bukti Transaksi
Setiap transaksi yang
terjadi dalam perusahaan harus ada buktinya. Dalam melakukan transaksi jual
beli, sebuah perusahaan dagang akan membuat atau memperoleh bukti transaksi.
Berikut ini beberapa bentuk bukti-bukti transaksi pada perusahaan dagang.
1) Faktur
Bagi penjual, faktur
akan menjadi bukti penjualan yang disebut faktur penjualan. Sedangkan bagi
pembeli, faktur menjadi bukti pembelian (faktur pembelian). Jumlah yang dicatat
oleh pembeli maupun penjual adalah jumlah akhir faktur.
2) Nota Kredit
Kadang-kadang barang
yang diperjualbelikan harus dikembalikan dengan alasan karena rusak, tidak
sesuai dengan yang dipesan, dan lain-lain. Oleh karena itu penjual akan membuat
suatu bukti transaksi yang merupakan kebalikan dari faktur penjualan, yaitu
nota kredit. Bagi penjual, nota kredit akan menjadi bukti penerimaan kembali
(retur penjualan). Sedangkan bagi pembeli, nota kredit akan menjadi bukti
penerimaan kembali (retur pembelian).
3) Kuitansi
Setiap pengeluaran
oleh perusahaan perlu dibuatkan kuitansi yang ditandatangani oleh si penerima
pembayaran. Bagian perusahaan, kuitansi ini akan menjadi bukti pembayaran
(pengeluaran uang). Sedangkan bagi penerima, kuitansi ini akan menjadi bukti
penerimaan uang.
b. Pencatatan Transaksi dalam Jurnal Umum
Secara umum akuntansi
perusahaan dagang tidak jauh berbeda dengan akuntansi perusahaan jasa.
Perbedaannya terletak pada kegiatan (proses akuntansi) yang dilakukan kedua
perusahaan tersebut. Perlu diketahui bahwa dalam perusahaan dagang terdapat
akun barang dagang dan akun-akun lain yang berhubungan dengan barang dagang.
Hal ini yang membedakan dengan perusahaan jasa. Untuk menunjukkan bahwa tidak
ada perbedaan yang bersifat prinsip antara proses pencatatan (jurnal) transaksi
pada perusahaan jasa dengan perusahaan dagang.
Akun
retur pembelian dibuat untuk mencatat pengembalian barang yang dibeli dari
pemasok atau suplier. Akun retur penjualan dibuat untuk mencatat pengembalian
barang yang dijual kepada langganan atau nilai barang yang dikembalikan oleh
langganan kepada perusahaan.
c. Jurnal Khusus
1) Pengertian Jurnal Khusus
Setiap terjadi
transaksi maka harus dicatat dalam jurnal umum dan diposting ke buku besar. Hal
tersebut akan mudah dilakukan bila transaksi yang terjadi jumlahnya sedikit.
Namun apabila jumlah transaksinya banyak, penggunaan jurnal umum menjadi tidak
efisien. Untuk mengatasi hal tersebut maka digunakan jurnal khusus (buku harian
khusus). Penggunaan jurnal khusus dapat menghemat waktu, tenaga, dan biaya.
Berikut ini beberapa manfaat jurnal khusus.
a) Memudahkan pemindahbukuan ke buku besar
Pada jurnal khusus
disediakan kolom-kolom khusus untuk beberapa jenis transaksi tertentu. Dengan
cara ini penulisan nama akun pada waktu membuat ayat jurnal tidak perlu
dilakukan tiap transaksi. Posting transaksi dari jurnal ke buku besar dilakukan
sekaligus untuk transaksi-transaksi yang terjadi selama satu periode.
b) Memungkinkan pembagian pekerjaan
Setiap jurnal khusus
dapat digunakan untuk mencatat satu jenis transaksi saja, sehingga memungkinkan
pembagian tugas pencatatan kepada beberapa orang.
Dari uraian tersebut
kita dapat mengetahui bahwa jurnal umum mempunyai perbedaan dengan jurnal
khusus. Perbedaan antara jurnal umum dengan jurnal khusus dapat dilihat pada
tabel berikut ini.
|
Jurnal Umum
|
Jurnal Khusus
|
|
1. Bentuk jurnal
umum terdiri atas tanggal, akun, keterangan, referensi (ref), dan jumlah yang
terdiri atas debit dan kredit.
2. Semua
transaksi hanya dicatat pada satu jurnal.
3. Posting atau
pemindahbukuan dari jurnal ke akun buku besar dilakukan setiap terjadi
transaksi.
4. Biasanya
digunakan untuk perusahaan dagang yang masih berskala kecil.
|
1. Bentuk jurnal
khusus disesuaikan dengan kolom-kolom yang diperlukan dalam mencatat
transaksi sejenis.
2. Transaksi
yang terjadi dicatat sesuai dengan jenisnya dalam beberapa jurnal.
3. Posting dari
jurnal ke akun buku besar dilakukan secara berkala. Misalnya setiap satu
minggu, dua minggu atau setiap akhir bulan.
4. Biasanya
digunakan pada perusahaan yang besar dimana transaksi sejenis sering terjadi
sehingga memerlukan pencatatan khusus.
|
Jurnal
khusus tidak hanya dibuat oleh perusahaan dagang saja. Jenis
perusahaan-perusahaan yang lain dapat membuat jurnal khusus jika memang
dibutuhkan karena seringnya suatu transaksi terjadi dalam perusahaan.
2) Macam-Macam Jurnal Khusus
Jurnal khusus yang dibuat
oleh perusahaan dagang disesuaikan dengan kebutuhan. Jika suatu transaksi
terjadi berulang-ulang dan sama, maka dikelompokan pada satu jurnal khusus.
Sesuai dengan kegiatan perusahaan dagang maka jurnal khusus yang sering
digunakan adalah jurnal pembelian, jurnal pengeluaran kas, jurnal penjualan,
dan jurnal penerimaan kas. Apabila terdapat transaksi yang tidak dapat dicatat
dalam keempat jurnal khusus tersebut maka pencatatannya dilakukan pada jurnal
umum.
a) Jurnal pembelian
Jurnal pembelian
adalah jurnal untuk mencatat pembelian barang dagangan dan harta lainnya secara
kredit. Sedangkan pembelian barang dagangan dan harta lainnya secara tunai
dicatat dalam jurnal pengeluaran kas.
Transaksi pembelian
yang dilakukan bermacam-macam jenisnya maka jurnal pembelian dibuat dengan
memerhatikan transaksi yang sering terjadi. Transaksi yang sering terjadi
dibuat kolom khusus sedangkan untuk transaksi yang jarang terjadi digunakan
kolom serba-serbi. Kolom serba-serbi digunakan untuk mencatat pembelian secara
kredit barang-barang yang tidak disebutkan dalam kolom khusus yang disediakan.
Nama kreditor dan akun yang harus didebit dicantumkan pada kolom keterangan.
b) Jurnal pengeluaran kas
Jurnal pengeluaran kas
digunakan untuk mencatat pengeluaran uang, termasuk pembelian barang dagangan
secara tunai dan pembayaran utang. Pada jurnal ini kolom utang dagang dan
pembelian dibuatkan kolom khusus. Sedangkan untuk transaksi yang jarang terjadi
dicatat pada kolom “Serba- Serbi”.
Untuk kolom kredit
terdiri atas kolom kas dan potongan pembelian. Bila tidak ada potongan
pembelian maka jumlah yang dicatat dalam kolom kas akan sama dengan debit pada
kolom utang dagang. Namun bila terdapat potongan pembelian maka jumlah kredit
pada kolom kas akan lebih kecil. Sedangkan jumlah potongan pembelian akan
dicatat pada kolom potongan pembelian.
c) Jurnal penjualan
Penjualan barang
dagangan oleh perusahaan dagang biasanya disebut penjualan. Penjualan barang dagangan
secara tunai dicatat sebagai debit pada akun Kas dan kredit pada akun
Penjualan. Biasanya dalam praktik, penjualan secara tunai dicatat dalam jurnal
penerimaan kas. Sedangkan penjualan secara kredit dicatat dalam jurnal
penjualan. Jadi jurnal penjualan adalah jurnal yang digunakan untuk mencatat
penjualan barang dagangan yang dilakukan secara kredit. Penjualan barang
dagangan secara kredit dicatat sebagai debit pada akun Piutang Dagang dan
kredit pada akun Penjualan.
d) Jurnal penerimaan kas
Semua transaksi yang
menambah jumlah uang kas dicatat dalam buku penerimaan kas (cash receipt
journal). Uang kas dapat diterima dari berbagai sumber, misalnya setoran modal
dari pemilik, pencairan kredit bank, penjualan tunai, penagihan piutang, dan
penagihan wesel tagih serta bunganya.
Dalam perusahaan
dagang, sumber penerimaan kas yang paling sering terjadi adalah penjualan tunai
dan penagihan piutang dagang. Jurnal penerimaan kas dibuat untuk mencatat semua
penerimaan uang. Dengan demikian jurnal
penerimaan kas dibuat kolom khusus. Banyaknya kolom dan judul akun ditentukan
oleh sering tidaknya suatu transaksi terjadi.
e) Jurnal umum
Selain keempat jurnal
khusus tersebut di atas, perusahaan harus tetap membuat jurnal umum untuk
mencatat transaksi-transaksi yang tidak dapat dicatat dalam jurnal khusus yang
tersedia, seperti retur pembelian dan retur penjualan.
d. Buku Besar Pembantu
Jurnal khusus dibuat
untuk mencatat transaksi-transaksi tertentu, buku besar perusahaan juga dibuat
untuk hal yang sama. Buku besar yang demikian itu disebut buku besar tambahan
atau buku besar pembantu (subsidiary ledger). Buku besar pembantu digunakan
untuk mencatat data lain disamping data yang terdapat dalam buku besar. Pada
umumnya, buku pembantu merupakan bagian dari buku besar, yang merinci lebih
lanjut data dalam salah satu akun.
Akun di buku besar
yang mempunyai buku pembantu disebut akun induk atau akun pengendali
(controlling account). Buku pembantu dicatat setiap hari dari bukti pembukuan
dan dibuat secara individual. Pencatatan transaksi dalam buku pembantu
bersamaan waktunya dengan pencatatan pada jurnal. Dengan demikian pencatatan
pada buku pembantu bukan berdasarkan pada jurnal.
Pada umumnya dalam
perusahaan dagang, buku pembantu yang digunakan adalah buku pembantu piutang
atau disebut buku piutang (account receivable subsidiary ledger) dan buku
pembantu utang yang disebut buku utang (account payable subsidiary ledger).
Fungsi buku piutang
adalah mencatat rincian piutang perusahaan menurut nama langganan. Buku piutang
merupakan rincian akun piutang dagang yang terdapat dalam buku besar. Dengan
demikian akun piutang dagang merupakan akun induk bagi buku piutang. Adapun
buku utang berisi rincian utang menurut nama kreditor. Akun pengendalinya
adalah utang dagang.
Bentuk buku pembantu umumnya sama dengan buku
besar. Buku pembantu dapat berbentuk ;
1)
Buku Pembantu Bentuk Skontro
2)
Buku Pembantu Bentuk Stafel
e. Posting dari Jurnal Khusus ke Buku Besar
Setelah transaksi
dicatat dalam jurnal khusus, maka langkah selanjutnya yaitu memindahbukukan ke
buku besar di setiap akhir bulan. Untuk melakukan posting atau pemindahbukuan
dari jurnal khusus ke buku besar, perlu memerhatikan langkah-langkah berikut ini.
1) Menjumlahkan nilai transaksi pada jurnal khusus.
2) Menyiapkan akun-akun yang berhubungan dengan
jurnal khusus.
3) Memindahkan angka-angka pada jurnal khusus ke
akun yang bersangkutan. Jumlah kolom debit di jurnal khusus dipindahkan ke akun
yang bersangkutan di sebelah debit. Sedangkan jumlah kolom kredit di jurnal
khusus dipindahkan ke akun yang bersangkutan di sebelah kredit.
4) Berilah tanda posting dengan memberi nomor akun
di bawah jurnal khusus. Untuk akun serba-serbi ditulis pada referensi kolom
serba-serbi.
5) Pada kolom referensi tulis singkatan dari jurnal
khusus dengan nomor halaman jurnal khusus. Untuk singkatan dapat digunakan
sebagai berikut:
a)
JB = Jurnal Pembelian
b)
JJ = Jurnal Penjualan
c)
JK = Jurnal Pengeluaran Kas
d)
JM = Jurnal Penerimaan Kas
